U pogledu upravljanja vremenom i organizacije, Eisenhowerova matrica bitan je i jednostavan za korištenje alat. Njegovi kvadranti olakšavaju podršku odlučivanju pri određivanju prioriteta zadataka. Saznajte koja su područja primjene i kako je učinkovito koristiti.
Prezentacija metode
Mnoge su metode, prije nego što su ih koristili menadžeri, bile oruđa vojne strategije. To je slučaj s ovom matricom koju je zamislio Dwight David Eisenhower.
Osim što je bio 34. predsjednik SAD -a, Ike pod nadimkom bio je prvak svih kategorija u pogledu produktivnosti. I to na raznim poljima. Njegova tajna? Alat - točnije matrica - omogućuje lako i učinkovito određivanje prioriteta prema dvije osi: važnost i hitnost. To vam omogućuje crtanje 4 različita kvadranta:
- Kvadrant 1 : važni i hitni zadaci,
- Kvadrant 2 : važni zadaci, ali nisu hitni,
- Kvadrant 3 : nevažni, ali hitni zadaci,
- Kvadrant 4 : Nevažni i neodložni zadaci.
Žurno biranje + / važnost + je, naravno, glavni prioritet u smislu liječenja. Zadaci koji nisu hitni niti važni ne spadaju u prioritetne ciljeve. Mogu se čak i napustiti ako su zaista nepotrebni.
Područja primjene
Ova poznata klasifikacija primjenjiva je u mnogim područjima, kako u profesionalnom, tako i u privatnom životu:
- upravljanje vremenom,
- organizaciju svog rada,
- određivanje prioriteta,
- odlučivanje ,
- delegiranje na treću stranu …
Interesi i ograničenja
Prednost ove metode je što razmisliti o određivanju prioriteta svojih akcija i napraviti korak unatrag u odnosu na potonje.
Međutim, jednostavnost prikazana na prvi pogled donekle je zabluda. Doista, često je reduktivno klasificirati zadatke koje treba obaviti u ove 2 osi. Osim toga, subjektivna strana naše prosudbe može brzo biti kočnica kada zadaci nemaju točno određen rok ili kada se radi o utvrđivanju važnosti radnje koju treba provesti.
Stoga je ova matrica polazna točka za analizu čiji je cilj za menadžera posebno definirati zadatke koji se delegiraju. Ovisno o raspoloživom vremenu i stupnju važnosti radnje koju treba poduzeti, može odlučiti o dijelovima koje može povjeriti jednom ili više suradnika. Cilj je zadržati kontrolu nad svojim radnim opterećenjem i mudro koristiti njegovu dodanu vrijednost.
Kako koristiti Eisenhower -ovu matricu?
Dvije osi - važnost i hitnost - omogućuju definiranje 4 kvadranta od kojih svaki određuje karakter elemenata koje sadrži prema ova 2 kriterija.
Važnost se odnosi na zadatke koji vas tjeraju naprijed. Temelji se na utjecaju potonjeg na druge elemente, ali i na dodanoj vrijednosti koju njegovo ostvarenje donosi.
Hitnost se odnosi na zadatke koji zahtijevaju vašu hitnu pozornost a temelji se na vremenu koje je potrebno za dovršetak potonjeg, kao i na njihove rokove. Ponekad je teško definirati je li stavka hitna ili ne, jer često ovisi o vanjskim čimbenicima. Osim toga, vrlo je subjektivno: stupanj hitnosti razlikovat će se od osobe do osobe ovisno o tome kako se osjećaju u vezi s dotičnim zadatkom, povezano sa njihovim stresom, vještinama, iskustvom, načinom rada itd.
Stoga je za učinkovito popunjavanje matrice bitno biti objektivan i temeljiti se na činjeničnim i konkretnim elementima u najvećoj mogućoj mjeri.
Da napomenem da važnost prevladava nad hitnošću.
Kvadrant 1: važni i hitni zadaci
Popis ovdje:
- zadaci koji zahtijevaju super brza pažnja i akcija - čak i odmah,
- the elementi koji utječu na vaše ciljeve ,
- the stavke koje imaju izravne posljedice na napredak projekta ,
- a Problem za rješavanje hitno - sukob, kriza itd. -
- the važne pozive / e -poštu s kojima se morate brzo pozabaviti …
Neki se zadaci nalaze ovdje jer nisu učinkovito planirani. To može biti slučaj za izradu izvješća ili izvješća o kojem ste stalno izvještavali - koji bi se u početku stavio u kvadrant 2 ili 3 ovisno o slučaju - i čiji vam rok i važnost ne ostavljaju drugog izbora nego da to učinite od sada prioritet, pozicija u kvadrantu 1.
Kvadrant 2: važni, ali ne hitni zadaci
Ovaj dio se odnosi na važne zadatke, ali za koje je stupanj hitnosti niži od onih koji su postavljeni u kvadrantu 1. Stoga se mora unijeti sljedeće:
- misije koje nemaju nema bliskog roka dospijeća, ali koji imaju određeni stupanj važnosti za vas, vaš tim, vaše poslovanje itd.
- the elementi za planiranje sljedećih tjedana,
- trenucima posvećenim strateški sat ,
- ' izradu akcijskog plana , projekt,
- the trening , treniranje …
Kvadrant 3: nevažni, ali hitni zadaci
Evo "ometajućih" elemenata koji zahtijevaju hitnu pažnju, ali nemaju stvarni utjecaj na naš rad, kao što su:
- liječenje od neke telefonske pozive, e -poštu, poruke razne,
- the zahtjev zaposlenika / kolega / pružatelja usluga trebaju hitne informacije, savjet, ruka pomoći,
- the zadaci koji su važni drugima, ali vama nisu važni i napredak vašeg rada,
- the stavke koje možete delegirati trećoj strani …
Kvadrat 4: zadaci ni važni ni hitni
Ovaj zadnji okvir odnosi se na sve parazitske i beskorisne elemente koje morate napustiti radi veće učinkovitosti:
- loše navike neproduktivan,
- smetnje sprječavanje učinkovitog kretanja naprijed (surfanje internetom, neželjene obavijesti itd.),
- oklijevanja dugotrajno i proždiranje pozitivne energije,
- the premišljanja na ono na što nemate kontrolu …
Ukratko, Eisenhowerova matrica zasigurno nije savršena i u konačnici relativno teška za korištenje na učinkovit i relevantan način, ali ima zaslugu za provedbu zanimljiv korak natrag u smislu upravljanja našom najdragocjenijom robom: vremena kao i svijesti o našem stresnom stanju i našem načinu shvaćanja hitnosti - ponekad prilično relativnom.
Ova datoteka se nalazi u: Upravljanje vremenom: učinkovitost, produktivnost i spokoj - Donošenje odluka: procesi i zamke koje treba izbjeći
