Objavljivanje loših vijesti, što god to bilo, opasna je vježba za menadžera koji može biti vrlo neugodan, osobito kada mora komunicirati elemente na koje se ne pretplati u potpunosti.
Uprava i loše vijesti
Menadžerska komunikacija je umjetnost koju je važno savladati kada je u pitanju upravljanje timom. Iako je relativno lako komunicirati u mirnim vremenima i donijeti dobre vijesti, vježbe se brzo mogu pretvoriti u moru kada su loše vijesti u pitanju.
Ponekad zaglavljen između stijene i tvrdog mjesta, svog najvišeg menadžmenta i svojih zaposlenika, menadžer mora braniti interese tvrtke, ali i interese svog tima. Možda će doživjeti snažan osjećaj nelagode sa svojim zaposlenicima ako mora objaviti vijest koju ne podržava u potpunosti, čak i ako razumije temeljne razloge (smanjenje proračuna, viškovi radnika itd.).
Komunikacija je sastavni dio upravljačkog stava. U stvari, dužnost je menadžera preuzeti svoje odgovornosti i konstruktivno komunicirati sa svojim timom, u dobrim i lošim vremenima. Oni mogu imati različite oblike i različite stupnjeve ozbiljnosti:
- rezanje budžeta
- loši rezultati
- nevalidacija projekta
- neobnavljanje ugovora
- kazne za kašnjenje u plaćanju u proračunu projekta
- odbijanje povišice, napredovanje, transfer, plaćeni godišnji odmor itd.
- Upozorenje
- otpuštanje
Ovisno o kontekstu, osobnosti (ima) ispred, samoj biti vijesti i njezinom stupnju važnosti, menadžer će osigurati učinkovitu komunikaciju imajući na umu da razgovara s osobom.
Stoga će biti potrebno slušanje, dobronamjernost, zdrav razum i empatija!
Kako razotkriti loše vijesti?
Ne postoji čudotvoran recept za takvu objavu i očekivanje da će dotični zaposlenici reagirati kao da se ništa nije dogodilo. Ovisno o kontekstu i stupnju važnosti vijesti te o tome radi li se o jednoj osobi ili cijelom timu, voditelj će morati prilagoditi svoju intervenciju.
Međutim, možemo definirati zajednički okvir za pripremu i objavljivanje loših vijesti.
Pripremite svoju poruku i intervenciju
Prije nego što jednom ili više zaposlenika objavite loše vijesti, morate razumjeti sve sitnice i nedostatke:
- U kojem kontekstu je donesena odluka vezana uz ovu vijest?
- Zašto? Što je uzrok ove odluke? Koji su bili ulozi?
- Tko je odlučio? Koga su konzultirali?
- Je li to jedina moguća odluka? Koje su bile druge mogućnosti?
Bitno je da voditelj odvoji vrijeme potrebno za potpuno razumijevanje vijesti ako ne dolazi izravno od njega kako bi mogao prenijeti informacije na relevantan i pretpostavljen način te odgovoriti na sva pitanja sugovornika. .
Osim toga, važno je i da menadžer strukturira način na koji objavljuje vijesti prije sastanka i da se pripremi za različite moguće reakcije.
Prikladno je za njega razmišljati o najboljem kutu pristupa, pronaći prave riječi za sazivanje, pristupiti, iznijeti, objasniti i ne povrijediti suradnike. Moći će razmišljati o riječima dobrodošlice koje će upotrijebiti. Riječi koje će suradnike od samog početka intervjua obavijestiti o sadržaju sastanka. Cilj je pripremiti ih što je moguće manje za objavu.
Menadžer se može pozvati na svoje sposobnosti empatije i emocionalne inteligencije. Pokušavajući se staviti na mjesto svog suradnika - čije funkcioniranje poznaje, bit će mu lakše pronaći prave riječi.
Odaberite pravo vrijeme i pravo mjesto
Da biste smanjili utjecaj loših vijesti, također je važno odabrati pravo mjesto - neutralno i iz znatiželje - i kada ga objaviti. I ovdje će se, ovisno o kontekstu, sadržaju i broju uključenih ljudi, upravitelj odlučiti za najprikladnije rješenje.
Međutim, prikladno je ne čekati. Nakon što je odluka donesena, važno ju je brzo prenijeti. Što je menadžeru potrebno više vremena za objavljivanje loših vijesti, to će mu biti teže učiniti. Osim toga, zaposlenik ne bi trebao čuti za to na bilo koji drugi način.
Budite izravni dok ste diplomatski
Način na koji će menadžer objaviti loše vijesti ovisi o reakciji njegovih suradnika. Komunikacija - verbalna i neverbalna - ovdje poprima svu svoju važnost, jer i najmanja gesta lica ili mikro izraz protivno formuliranim riječima mogu dovesti do nesporazuma, pogrešnog tumačenja poruke. Cilj je ukloniti svaku nejasnoću ili sumnju u sadržaj prenesene poruke.
Menadžer mora biti izravan, jasan, precizan, a pritom ostati diplomatičan i zabrinut od strane sugovornika. Mora biti iskren i iskren, ne pretjerivati niti se činiti licemjerom. Loše vijesti teško se probavljaju. Nema potrebe dodavati više riječima ili ponašanjem koje bi zvučalo lažno. Nema potrebe govoriti o kiši ili lijepom vremenu niti odstupati o nekoj drugoj temi osim vijesti.
Postignite ravnotežu između hladnog, bezizražajnog / nepomičnog držanja u prenošenju loših vijesti i previše sažalnog držanja.
Objasniti
Prenesite vijest izbjegavajući lupanje po grmlju, nego precizno objašnjavajući i držeći se činjenica zašto je ova odluka, kao i proces koji je do nje doveo. Pružite jasne i precizne elemente.
Važno je da je dotični zaposlenik uvjeren da ova odluka nije donesena olako ili po hiru njegovog menadžera, već na pošten način, slijedeći protokol precizno definiran u propisima tvrtke, na primjer.
Menadžer tako može svom zaposleniku objasniti razloge za ovu vijest, proces koji je uslijedio, osobe koje su konzultirale / uključile u donošenje odluka.
Menadžer može suradniku izraziti svoju nelagodu u odnosu na spomenutu odluku ako ona ne potječe u potpunosti od njega i ako se ne pridržava u potpunosti procesa, ali će zadržati svoje kritike u pogledu protokola ili načina za njegovu hijerarhiju. Cilj nije diskreditirati nikoga u odnosu na druge zaposlenike - postojeći proces, upravu tvrtke ili zaposlenika u pitanju - i preuzeti njihove odgovornosti kao menadžera.
Pazite da ne ulazite u raspravu o meritumu ili prirodi odluke. Potonji je pokopan i nema govora o vraćanju preko toga.
Da preuzmu svoje odgovornosti
Ovo je sljedeće: hrabro se držite s obje ruke i preuzmite odluku, dolazi li ona u potpunosti od vas samih ili ne. Menadžer će, ako je moguće, radije osobno podijeliti loše vijesti. Izbjegavat će slanje e -poštom ili prenošenje ovog delikatnog zadatka na treću stranu.
Isto tako, nemojte se skrivati iza treće osobe, krivite druge za odluku. Držanje menadžera podrazumijeva znanje o preuzimanju odgovornosti za ono što se događa u njegovom timu i donošenju ispravnih odluka, bile one sinonim za dobre ili loše vijesti za tim.
Pozdravne reakcije / emocije
Nakon što se objave loše vijesti, velika je šansa da će zaposlenici na ovaj ili onaj način reagirati s više ili manje žestine. Važno je da menadžer pusti sugovornika da čuje i reagira, u razumnim granicama, naravno.
Menadžer će morati aktivirati svoje soft-sposobnosti, osobito:
- emocionalna inteligencija: prihvaćanje reakcije na loše vijesti. Sasvim je normalno reagirati na loše vijesti koje niste očekivali.
- empatija: stavljanje sebe na mjesto sugovornika (ova) omogućuje menadžeru da bolje razumije reakcije svojih suradnika i da ih bolje dočeka.
- aktivno slušanje: potpuno slušanje reakcija - verbalnog i neverbalnog jezika - i odgovaranje na postavljena pitanja. Zaposlenike pogođene lošim vijestima potrebno je / mora čuti i uzeti u obzir. Osim toga, prikupljanje povratnih informacija o njegovom načinu rada također može biti konstruktivno za menadžera.
- dobronamjernost: ostavite vrijeme zaposlenicima da integriraju vijesti.
Ići naprijed
Objasnite što će rezultirati odlukom:
- faze nakon objave loših vijesti - osobito u kontekstu otkaza ili restrukturiranja …
- provedba novih direktiva ili najavljenih alternativa: promjena softvera, izmjena procedura itd.
- mogućnosti koje su na raspolaganju dotičnim zaposlenicima - osobito tijekom otkupa, restrukturiranja, preseljenja itd.
- promjene unutar tima: rad, raspodjela zadataka, restrukturiranje, zapošljavanje novog zaposlenika, traženje novih dobavljača, traženje jeftinijih alternativnih rješenja itd.
Ostanite konstruktivni
Kakve god vijesti bile objavljene, tim će morati nastaviti napredovati. Stoga je važno da upravitelj već izgradi vijesti nakon loših vijesti i predstavi radnje / promjene nakon loših vijesti.
Doista, bez obzira na to radi li se o jednom zaposleniku ili cijelom timu, važno je ostati na putu i u najboljem slučaju održati moral i učinkovitost trupa i koheziju.
Ova datoteka se odnosi na: Upravljačka komunikacija - znati kako poslati poruku svom timu
