Sve više tvrtki doživljava rad na daljinu za određene zaposlenike - ponekad i za sve svoje zaposlenike. Napuštanje modela tradicionalnog radnog okruženja neizbježno izaziva promjenu metoda upravljanja, metoda i uobičajenih procesa.
Upravljanje virtualnim timom zahtijeva niz alata i specifične menadžerske prakse.
Brza navigacija
- Što je virtualni tim?
- 4 dimenzije virtualnog tima
- Ključevi upravljanja takvim timovima
- Praktični savjeti za upravljanje zemljopisno raštrkanim zaposlenicima
Što je "virtualni" tim?
Prije svega je zanimljivo prisjetiti se što je tim, bio on virtualni ili ne. Tim je skupina pojedinaca koji rade zajedno u istom smjeru. Postoji samo kroz svoje misije, projekte, kolektivne ciljeve. Svatko se identificira kao dio istog entiteta. Svi djeluju u interesu grupe, pod vodstvom menadžera.
Za tim se kaže da je "virtualni" kada njegovi članovi ne rade svi fizički na istom mjestu i u isto vrijeme. Radi se dakle o zajedničkom radu, ali odvojeno. Zajedno u smislu da cijeli tim ide u istom smjeru, prema istom cilju. Zasebno, jer svi zaposlenici ne dijele isti ured, isto okruženje, isto radno vrijeme itd. i zapravo se ne susreću vrlo rijetko.
Postoji nekoliko vrsta takozvanih "virtualnih" timova. Može djelovati timovi čiji su članovi svi na istom zemljopisnom području, ali rade - redovito ili puno radno vrijeme - s mjesta koje nije tvrtka. Neki rade od kuće, drugi su ljubitelji coworking centara, treći putuju planetom u sklopu svojih misija i komuniciraju sa svog trenutnog radnog mjesta. Ponekad tim nema stalno i stalno mjesto sastanka.
Pojavom novih tehnologija, osobito u komunikaciji, zaposlenici virtualnih timova uče raditi zajedno, dok su sami, prema zajedničkom cilju. Vrijeme, prostor i organizacija su redefinirani. Veze između različitih zaposlenika istog tima jačaju zahvaljujući novim načinima komunikacije.
Sastavljanje i upravljanje virtualnim timom ima, naravno, prednosti, ali i određene granice.
Prednosti
- Fleksibilnost za članove tima - bolja ravnoteža između privatnog i profesionalnog života, organizacija radnog vremena, organizacija poslova itd.
- Smanjeni troškovi za organizaciju - infrastruktura, nekretnine, oprema, promet itd.
- Bolja produktivnost - manje zastoja, bolja komunikacija …
- Povećano zadovoljstvo od zaposlenih …
Ograničenja
- Članstvo u grupi i identitet teško implementirati,
- Grupna kohezija ponekad teško stvoriti, lukavo se povjerenje instalirati,
- Poteškoće u regrutirati prave profile , sastaviti pravi tim,
- Tehnološke razlike ovisno o lokaciji zaposlenika, poteškoćama u održavanju IT -a, dodatnim troškovima za usluge postavljene prema zemljopisnim područjima itd.
- Kulturne barijere, ako ih ima,
- itd.
4 dimenzije virtualnog tima
Jessica Lipnack i Jeffrey Stamps uspostavile su 4 dimenzije koje karakteriziraju virtualni tim:
- Svrha tima : misije za postizanje cilja i postizanje rezultata. To se pretvara u predanost, kroz svakodnevne zadatke i misije, svakog člana tima postizanju zajedničkog cilja. Ovo drugo je jasno definirano, podijeljeno i prihvaćeno od svih. To rezultira posebnim ulogama, odgovornostima i misijama za svakog člana tima. Ciljevi su stoga individualni i međusobno ovisni.
- Pojedinci : vođa / menadžer, zaposlenici, 2 dimenzije - unutarnja i vanjska. Virtualni tim nije samo skup tehnologija, svaka razvijenija od druge. Članovi takvog tima moraju biti sposobni raditi na dvije razine: interno (neovisno i s ostalim članovima tima), ali i eksterno (s partnerima izvan tima - dobavljačima, kupcima, raznim pružateljima itd.).
- Veze : interakcije, međuljudski odnosi putem sredstava komunikacije. Članovi tima povezani su različitim alatima (e -pošta, razmjena trenutnih poruka, videokonferencije itd.) Kako bi mogli međusobno komunicirati. Ovi alati omogućuju brisanje udaljenosti, olakšavaju rad i donošenje odluka. Članovi virtualnog tima tako grade čvrste međuljudske odnose i razvijaju klimu međusobnog povjerenja. Temeljni elementi za učinkovitost i produktivnost.
- Privremenosti : dnevni red / kalendar, projekti, životni ciklus tima. Voditelj virtualnog tima neće moći okupiti sve svoje članove u isto vrijeme na istom mjestu kao što bi to učinio s klasičnim timom. Morat će se nositi sa svačijim planovima i vremenskim ograničenjima. Svaki će član sa svoje strane morati uložiti potrebne napore kako bi se što bolje prilagodio. Idealno je to definirati čim se tim sastavi kako bi mogao lutati prije nego što pronađe brzinu izvedbe.
Ključevi za upravljanje virtualnim timom
Ne upravljate virtualnim timom baš kao što upravljate "klasičnim" timom. Postoji nekoliko pravila kojih se morate pridržavati.
Učinkovito komunicirajte
Komunikacija je temelj svakog odnosa. Kad vodite tim suradnika razbacanih po različitim mjestima, bitno je postaviti nekoliko komunikacijskih alata sa specifičnim namjenama:
- dijeljenje informacija formalno svi ostali članovi tima ili samo neki,
- neslužbeno razgovarati s kolegama, kao što bismo radili oko aparata za kavu ili iza ugla hodnika - na primjer preko Slacka,
- razmjena na sastanku ,
- prenose bitan element cijelom timu,
- krenuti naprijed na projektu ,
- priopćiti hitnu stvar izravno pravoj osobi,
- itd.
Stoga je bitno od samog početka jasno definirati uporabu svakog od sredstava komunikacije koja su dostupna. Time se izbjegava svaki naknadni nesporazum ili gubitak vremena u organizaciji. Osim toga, doprinosi određenom osjećaju pripadnosti skupini. Svaki član tima zna koji će alat koristiti, kada i u koju svrhu.
Također je važno da svi članovi tima mogu pristupiti svim komunikacijskim kanalima postavljenim brzo i intuitivno. Svakom zaposleniku mora se ponuditi odgovarajuća obuka, bilo da se radi na licu mjesta ili putem video poziva ili na bilo koji drugi način koji omogućuje sudioniku da u potpunosti i odmah preuzme vlasništvo nad dotičnim alatom.
Upozorenje : bitno je osigurati sigurnost komunikacijskih sredstava, osobito kada je u pitanju razmjena povjerljivih podataka.
Upravljajte projektima
Posebno se formira tim za izvođenje projekata.
Za to je bitno da se ulagati u alate za suradnju , posvećen posebno upravljanju projektima, omogućujući poštivanje rokova, razmjenu informacija, slanje obavijesti i upozorenja, praćenje svačijeg napretka, izdavanje tjednog ili mjesečnog naknadnog pregleda u kojem se navodi sve što treba učiniti, tko i kada.
Korištenje takvih alata ne samo da poboljšava produktivnost, već i promiče komunikaciju i razmjenu između različitih članova tima. Potonji mogu u svakom trenutku pratiti napredak svojih kolega, prikupljati potrebne informacije, izvještavati o vlastitom napretku itd.
Raspon alata za upravljanje projektima je širok. Svatko će odabrati formulu koja najbolje odgovara njegovom području djelovanja, organizaciji i potrebama tima.
Mobilizirati i motivirati trupe
Da bi uključio i motivirao svoje zaposlenike razbacane po različitim zemljopisnim lokacijama, menadžer mora omogućuju maksimalnu fleksibilnost, autonomiju i slobodu djelovanja. Takvi su timovi osobito učinkoviti u oslobođenim organizacijama, koje karakterizira način rada koji nudi veliki dio samoupravljanja i odgovornosti svojim zaposlenicima.
To ne znači da mora biti zadovoljan da prati projekte i suradnike izdaleka, bez redovite interakcije s njima. Stoga je za njega bitno potaknuti grupnu dinamiku i održati određenu emulaciju, između ostalog:
- podijelite svoju viziju, dajte smisao,
- podsjetiti na zajedničke ciljeve,
- izgraditi snažnu korporativnu / timsku kulturu,
- prepoznati i cijeniti obavljeni rad,
- pojačati različite komunikacijske kanale …
Praktični savjeti za svakodnevno upravljanje virtualnim timom
Kako bi povećao produktivnost i uspjeh tima geografski raštrkanih zaposlenika, menadžer mora koristiti prave alate i koristiti prave metode upravljanja, a pritom imati određeni broj posebnih kapaciteta. Od alata za suradnju do ključnih praksi, evo nekoliko ideja za upravljanje virtualnim timom.
Regrutirajte prave ljude
Okupite PRAVI tim . Ono što će se sastojati od suradnika sposobnih za učinkovit rad na daljinu. Dovoljno autonomni, motivirani, snalažljivi, s dobrom sposobnošću pismene i usmene komunikacije, koji znaju učinkovito upravljati svojim vremenom. A posebno u koga imati potpuno povjerenje. Ideja nije u tome da menadžer provodi vrijeme tražeći odgovornost kako bi bio siguran da je posao obavljen.
Prilikom zapošljavanja ovih zaposlenika, menadžer mora posebno osigurati njihovu sposobnost rada u virtualnom timu: opušteno s usvojenim i postavljenim komunikacijskim sredstvima, snalažljivo u suočavanju sa svim poteškoćama ili problemima koje treba riješiti, ali sposobno zatražiti pomoć ako je potrebno.
Stvorite odnos povjerenja sa svakim zaposlenikom
Povjerenje je temelj svakog odnosa. To ima savršenog smisla kada se menadžer i njegovi suradnici vide samo povremeno.
Bitno je da upravitelj stvori i održava posebnu vezu sa svakim članom virtualnog tima:
- komunicirati pojedinačno i redovito sa svima,
- redovito kontaktirati svakog zaposlenika radi pregleda trenutnih projekata i zadataka, ali i radi neformalnije razmjene,
- nuditi redovite video pozive radi humanizacije odnosa,
- dati i tražiti povratne informacije,
- itd.
Izradite virtualni timski čarter
Uspostavite dokument koji jasno definira tim i njegova pravila rada:
- Svrha grupe,
- definicija virtualnog tima ,
- predstavljanje članova : identitet, uloge, odgovornosti, podaci za kontakt, mjesto stanovanja itd.
- pravila rada : organizacija rada, komunikacijski proces, razmjena informacija i proces upravljanja projektima, planiranje službenih i neformalnih sastanaka itd.
- definicija ciljeva : dostupna sredstva, očekivani rezultati, upotrijebljeni pokazatelji itd.
Ovaj dokument može poslužiti i kao podrška svakom pridošlom u tim.
Definirajte radne procese koji su standardizirani i fleksibilni
Alati, organizacija rada, proces, komunikacija, oprema, a ponekad i namještaj i radno okruženje elementi su koji se mogu nametnuti zaposlenicima. S jedne strane olakšati rad i razmjenu. S druge strane, njegovati osjećaj pripadnosti istoj skupini.
Standardiziranje uz ostavljanje dovoljne autonomije i slobode zaposlenicima jamstvo je povjerenja i dosljednosti. Svi podliježu istim pravilima.
Ova dosljednost menadžera prema svim članovima njegova tima omogućuje bolju učinkovitost i izbjegava nesporazume i druge demotivirajuće čimbenike.
Odredite vremenske intervale za povezivanje
Pobrinite se da se radno vrijeme suradnika podudara s određenim vremenskim intervalima, osobito kada članovi tima rade s mjesta s različitim vremenskim zonama. Menadžer može koristiti ove trenutke za organizaciju razmjene između svih članova grupe i / ili za komunikaciju s cijelim timom.
Preporuča se da se većina zaposlenih istovremeno radi u rasponu od 3 do 4 sata dnevno barem. Čak i ako nije potrebna posebna razmjena, ovo načelo omogućuje definiranje određenog članstva u istoj skupini. Zaposlenici se osjećaju manje izolirano i mogu stupiti u interakciju ako je potrebno.
Osim toga, omogućuje brže i učinkovitije rješavanje problema, ako je potrebno.
Izgradite timski identitet
Organizirajte redovite tim building događaje na kojima će svi članovi virtualnog tima biti fizički prisutni. Ako to nije moguće iz bilo kojih razloga, organizirajte izazove ili potpuno neformalne videopozive tijekom kojih se članovi tima mogu bolje upoznati. Možda bi bilo zanimljivo planirati redovite razmjene izvan posla.
- Stvorite identičan radni prostor za sve (hardver, softver, aplikacije itd.),
- Uključite zaposlenike što je više moguće u definiciju različitih protokola
Napravite virtualni aparat za kavu
U uredu postoji mnogo mogućnosti za raspravu i bolje upoznavanje kolega, stvaranje čvrstih radnih odnosa: pozdravi, pauze, aparat za kavu, sastanci, rođendani itd. Kad je tim zemljopisno raštrkan, bitno je stvoriti mogućnosti da se učini isto unatoč udaljenosti.
Trenutne poruke, dostupne u bilo koje vrijeme i svim članovima tima, mogu dopustiti i neprofesionalne i profesionalne razmjene, zadržavajući isti "lagani" ton koji bismo koristili da dijelimo isti ured. Zaposlenici će, na primjer, moći slaviti rođendane ili bilo koji drugi važan datum koji se tiče njihovih kolega, podijeliti svoje planove za vikend ili čak podijeliti svoja iskustva / otkrića / hobije.
Potičite osobni kontakt i međuljudsku razmjenu između članova tima.
Prepoznajte i nagradite obavljeni posao
Da biste zadržali motivaciju i predanost, nagradite dobar posao. Možda bi bilo prikladno postaviti izazove koji će, ako se pobijede, dovesti do nagrade: provođenje određenog broja projekata, postizanje definiranog prometa, potvrđivanje novih vještina, stjecanje novog znanja itd. Ove nagrade mogu biti različitih vrsta: bonusi, nove odgovornosti, pozivi na određeni događaj, darovi itd.
Takav pristup ne samo da omogućuje održavanje motivacije na visokoj razini, već također omogućuje svakom zaposleniku da se osjeća kao dio pravog tima.
- Postavite SMART ciljeve,
- Promicati ulogu svih unutar grupe,
- Slavite uspjehe,
- itd.
Ova datoteka se odnosi na: Biti dobar menadžer: prakse i alati - Kako upravljati timom?
