Bitno je, bilo za voditelja ili članove njegova tima, imati jasnu viziju ciljeva i izazova različitih povjerenih misija, održavati spokojnu radnu klimu i pridonijeti osobnoj učinkovitosti svake od njih, ali i do kolektivne učinkovitosti.
Za to postoji alat izuzetne učinkovitosti za one koji ga znaju koristiti: povratne informacije.
Što se sastoji od povratnih informacija?
Ovaj anglicizam - koji se može prevesti kao "povratna informacija" - označava praćenje, redovitu točku između menadžera i njegovih suradnika u pogledu uloženih napora ili ponašanja koje treba promijeniti. To također može biti pristup koji se odvija između zaposlenika međusobno ili čak između različitih menadžera tvrtke. Svrha takvog pristupa je stalno poboljšanje.
Ovaj alat je dio globalni komunikacijski pristup i mogu poprimiti različite aspekte.
Štoviše, da bi bio učinkovit i konstruktivan, mora temeljiti na preciznim, činjeničnim i uočljivim elementima . Bilo kakva presuda pojedincu morat će biti zabranjena pod kaznom poništavanja cijelog procesa i razornog učinka na atmosferu te potpuno kontraproduktivnog.
Cilj je da se potaknuti pojedinca da zadrži zamah, poveća performanse ili čak ispravi određene radnje / ponašanja .
Povratni intervju trebao bi otvoreni dijalog što se tiče ponašanja i / ili radnje o kojoj je riječ. To nipošto nije monolog onog tko ga donosi.
Različite vrste povratnih informacija
Razlikujemo različite učinke povratne sprege, ovisno o radnji i / ili ponašanju na koje se odnose i željenom cilju. U svakom slučaju, povratne informacije moraju se dati s poštovanjem prema osobi kojoj su upućene.
Negativne povratne informacije
Delikatna, međutim uglavnom korištena od strane menadžera koji napuštaju pozitivu iz različitih razloga (koncepcija menadžmenta, skromnost, nespretnost itd.), Ova vrsta povratnih informacija, dostavljena na konstruktivan način, ima za cilj poboljšanje i napredovanje. Cilj je da svatko postane svjestan svojih pogrešaka i slabosti i uči iz njih. Ako je pogreška ljudska, važno je znati kako učiti iz njezinih izgledi.
Vidi također "Kako se nositi s kritikom".
Pozitivna ocjena
Često se previđa - pogrešno, ali lakše isporučuje nego negativne povratne informacije, ova pozitivna povratna informacija o poduzetoj radnji ili ponašanju snažan je motivacijski faktor. Doista, to pokreće pozitivnu dinamiku za zaposlenika. Jača samopouzdanje, potiče kreativnost i jača timsku koheziju. Vrstan krug koji se brzo širi cijelom tvrtkom.
Primjeri pozitivnih povratnih informacija: čestitke, priznanje određene vještine,
Korektivne povratne informacije
Koristi se za prilagodbu radne osi ili ponašanja zaposlenika kada potonji krene u pogrešnom smjeru, ima za cilj biti bolje percipiran, konstruktivniji od jednostavno negativnih povratnih informacija. Njegova svrha je da donijeti promjenu u pristupu zaposlenika u određenom kontekstu .
Poprima oblik konstruktivne kritike: poboljšanje takve ili one specifične točke, "stručni" savjeti, podučavanje itd.
Imajte na umu: prije nego što pošaljete povratnu informaciju, potrebno je napraviti korak unatrag - osim ako je situacija ozbiljna i nekoga dovodi u opasnost.
Interes procesa povratne informacije
Prednosti implementacije takvog pristupa unutar vašeg odjela / tvrtke su brojne:
- Održavajte odnos povjerenja s članovima svog tima kroz prirodnu i otvorenu komunikaciju.
- Neka svi razumiju svoju misiju i ide u dobrom smjeru.
- Dajte više smisla misiji svake osobe : postajući svjesni detalja i važnosti svoje misije, zaposlenici su odgovorniji, uključeniji, autonomniji. Time se jača kolektivna inteligencija.
- Prepoznajte rad, vještine i talent članovi njegova tima: redovitim isticanjem kvaliteta i uspjeha.
- Usjev i ponuditi zaposleniku priliku da ispravi situaciju u tekućoj datoteci, ispravi pogrešku koja je ostala nezapažena itd.
- Dopustite zaposleniku napredak , poboljšati pristup projektu, zadanoj misiji itd.
- Uklonite sve prepreke / poteškoće od prvih simptoma: komunicirajte bez čekanja da se s bilo koje strane izrodi. Doista, nelagoda koja se ne uzme u obzir dovoljno rano ne samo da izaziva ogorčenje, ljutnju ili gorčinu među protagonistima, već može imati i katastrofalne posljedice na tim, čak i na društvo … Stoga je bitno komunicirati što je prije moguće..
- Za menadžera je to prilika da ocijeni njegov stil upravljanja , unesite bilo kakve ispravke i unaprijedite praksu svoje umjetnosti kako biste bolje upoznali sebe …
Postavite proces povratnih informacija
Pristup je dio globalne komunikacijske strategije unutar tvrtke. Zaposlenici moraju biti obaviješteni o postojanju ove prakse i znati njezine prednosti.
Pristup se materijalizira putem redoviti, brzi i strukturirani intervjui s povratnim informacijama. Da bi bio konstruktivan i smislen, intervju se mora obaviti unutar 24 do 48 sati od navedenog ponašanja. Osim toga, pristup gubi svaki smisao.
Odradite uspješan intervju s povratnom informacijom
Kao i svaka razmjena, takav sastanak, koliko god bio neformalan, priprema se. Važno je da svaki od protagonista bude dostupan i pripremljen.
Neki načini za uspješne povratne informacije:
- Uspostavite klimu povjerenja unutar tima / odjela / tvrtke: zaposlenici se moraju osjećati poštovano, saslušano i razmotreno.
- Odaberite pravo vrijeme dati povratnu informaciju: čak i ako su ti sastanci prilično neformalni, bitno je zakazati sastanak u vrijeme kada su dva protagonista potpuno dostupna.
- Odaberite pravo mjesto i oblik : odaberite mjesto dovoljno mirno da vas ne ometaju i / ili ometaju svake 2 minute i sastanku dajte neformalan, ali strukturiran karakter.
- Odvojite dovoljnu udaljenost prije davanja povratne informacije: reagiranje pod utjecajem emocije - osobito negativne - rijetko je relevantno. Osim toga, poželjno je upotrijebiti relativno neutralan ton kako biste se oslobodili bilo kakvih parazitskih emocija i usmjerili drugog, a ne da mu sudite.
- Temelji se na činjenicama, djelima ili uočljivim i mjerljivim elementima : uspješna povratna informacija daje se u nedostatku bilo kakvog suda o osobi. Menadžer daje povratne informacije o postupcima svog suradnika, a ne o njegovoj osobnosti, funkcioniranju, karakteru itd.
- Pokazujući empatiju : komunicirati uzimajući u obzir funkcioniranje i potrebe drugoga, vježbati aktivno slušanje, preformulisanje kako bi se izbjegli nesporazumi.
- Budite iskreni i dobronamjerni : autentičnost, iskrenost i ljubaznost bitni su elementi.
Povratne informacije moćna su poluga za komunikaciju i upravljanje. Otkrijte SKS-Stop-Keep-Start, jednostavan i učinkovit alat koji će vam pomoći u ovom procesu ili čak Joharijev prozor za bolje poznavanje sebe i svog načina komunikacije s drugima.
