Sastanak za brifing vrlo je zanimljiv alat kako biste bili što bliže svojim zaposlenicima. Ima dvostruku prednost: omogućuje vam da odmah priopćite važne činjenice i još više uključite svoj tim. Nakon detaljnijeg povrata interesa za ovaj instrument, predlažemo vam da se usredotočite na dobre prakse po tom pitanju. Cilj: da možete konkretno koristiti sažetak u svom upravljanju.
Što je brifing tima?
Ovo je izravan način komunikacije sa svim vašim zaposlenicima, sličan mini sastanku. Karakterizira ga neformalna strana gdje razmjena je prioritet . Svatko se može izraziti o temama koje pokrećete, postaviti pitanja …
Što se tiče modaliteta, sudionici stoje i sjede i stoje. Možda ste čuli za tehniku stalnog sastanka. Pa, to se obično radi za brifinge tima!
Zašto koristiti ovaj alat?
Općenito, koristite ovaj alat za upravljanje bilo na ponavljajući i organizirani način - pr. svakog ponedjeljka radi pregleda stanja nadolazećeg i prošlog tjedna - bilo na ad hoc osnovi kada se pojavi potreba za informacijama (poruka uprave za prenošenje, nepredviđeni događaj itd.).
U slučaju zakazanih sastanaka, članovi tima obično imaju mogućnost zatražiti dodavanje tema na dnevnom redu.
Interes sastanka za informiranje
Pogledajmo sada glavne prednosti:
- prenijeti poruku odmah prikupljajući povratne informacije od tima,
- predvidjeti disfunkcije ili pronaći brza rješenja,
- uključiti ljude u zajedničkom uspjehu i razvijaju osjećaj pripadnosti,
- uliti korporativnu kulturu dijeljenjem vizije, misija,
- prikupljati ideje i prijedloge od vaših zaposlenika,
- predvidjeti glasine preuzimajući vodstvo kroz jasnu i nedvosmislenu komunikaciju,
- dopustiti svima da spoznaju ulogu drugih u timu,
- olakšati koordinaciju tima ,
- učinkovito ažurirati napredak zadataka svakog od njih i postizanje zajedničkih ciljeva,
- ponovno mobilizirati trupe ,
ali i jačati vaš imidž lidera !
Ukratko je doista snažan alat za upravljanje koji vas približava vašim zaposlenicima . To je čak i bitno u vašoj aktivnosti kao menadžera.
Kako provesti kratki sastanak tima
Frekvencija
Ako je vaš kratki plan planiran, može se održavati svaki tjedan . Imajte na umu da neki menadžeri organiziraju jednu dnevno. Mjeri se prema problemima, timu, kontekstu itd. Brzina i pragmatičnost ovog sastanka govore u prilog čestog korištenja.
U slučaju iznimne komunikacije, ništa vas ne sprječava da izazovete mini sastanak između 2 zakazana kratka teksta.
Trajanje
Ukratko je po definiciji kratak. Dopustite najviše 30 minuta.
Pazite da to ne pretvorite u "klasični" sastanak s beskrajnim raspravama.
Mjesto
Vrlo je uobičajeno da se ova razmjena održava u radnom prostoru vaših suradnika. Ova praksa ima prednosti i nedostatke. Jedna od prednosti je pojačati brzu, neformalnu stranu bez "sastanka" . S druge strane, rizik nije potpuno zaokupiti svačiju pozornost jer se potonji, budući da su blizu njihovih radnih stanica, možda neće potpuno otkačiti. Stoga vidjeti prema konfiguraciji prostora.
U nekim slučajevima, osamljeni prostor u blizini radnih stanica vrlo dobro uspijeva.
U slučaju da zaposlenici ostanu na mjestu, inzistirati na prekidu svojih aktivnosti , aktivirati prosljeđivanje poziva itd. Ukratko, učinite sve što je moguće kako vas ne bi ometali.
Neka sastanci stoje ima mnoge prednosti: izbjegavanje trošenja vremena na detalje, omogućujući vam da se isključite iz svoje aktivnosti zauzimanjem položaja koji nije sjedenje ispred računala.
Broj sudionika
Kako biste olakšali razmjenu, nemojte prelaziti deset sudionika. Ako upravljate velikim timom, zadržite nekoliko kratkih informacija (po odjelima, po projektima itd.) prema najrelevantnijem grupiranju prema obrađenim temama i problemima.
Priprema
Brza točka ne znači nedostatak pripreme. Predvidite pitanja, prikupite važne podatke itd. za učiniti brifing što učinkovitijim i ojačati svoj imidž profesionalnog menadžera.
Najbolje prakse za uspješan brifing
- Unaprijed najavite obrađene teme, ciljeve kao i ono što očekujete od svakog od njih . Kako se traži brza učinkovitost, morate odmah zaokupiti pozornost publike. Upotrijebite oglas ili šokantnu frazu poput: "Napravili ste izvanredan posao", "Pruža nam se velika prilika", …
- Popis brzo usmeno, na ploči ili ploči (pogledajte datoteku metode o korištenju ploče s prikazom), teme koje želite obraditi
- Odredite maksimalno trajanje
- Pozovite svoje zaposlenike da se izraze kako bi prikupili njihove povratne informacije , nemojte monopolizirati pod. Pazite da ne otvorite beskrajnu raspravu tijekom kratkog razgovora, suprotno njegovoj svrsi. Prikupite informacije i zakažite namjenski sastanak za rješavanje problema.
- Pokažite stvarnu spremnost da slušate, a ne da se pretvarate . Nećete dugo zavaravati članove svog tima vjerujući da pazite na ono što govore. Konkretno, ako se ne uzme u obzir sugestija ili eskalacija problema, sljedeći gaćice bit će sterilni. Naprotiv, razmotrite napredak nakon što uzmete u obzir primjedbe.
Ova datoteka se nalazi u: Alati za upravljanje
