Okupljajući mnoge izlagače i otvoreni za veliku publiku stručnjaka - ili barem stručnjaka iz navedenog područja - ovi sastanci imaju za cilj promicati i razvijati se na jednom mjestu - općenito u kratkom razdoblju - razmjenu između stručnjaka u istom sektoru aktivnosti.
Sažetak
- Zašto izlagati na sajmu?
- - Koje su prednosti ove vrste događaja?
- Ključne faze
- - Prije događaja - priprema emisije
- - Tijekom događaja
- - Nakon operacije
Zašto izlagati na sajmu?
Ovi događaji, zahvaljujući činjenici da okupljaju ponudu i potražnju za istim događajem, velika su prilika za iskorištavanje! Kao i uvijek, pod uvjetom da pažljivo pripremite svoje sudjelovanje i ništa ne prepustite slučaju!
Prisutnost na sajmu nije alat rezerviran za odjel komunikacije. To je vrlo relevantna poluga za nekoliko odjela tvrtke. Naravno, prije svega prodavači, ali i voditelji proizvoda, voditelji tržišta, voditelji dizajnerskih ureda itd. Prepoznavanje novih izgleda, izgradnja lojalnosti kupaca, upoznavanje novih partnera, osjetiti trendove na tržištu, mogućnosti da se iskoriste ili biti u toku s najnovijim inovacijama … Sve su to mogućnosti koje nudi sudjelovanje na sajmu!
Koje prednosti nudi sajam?
Među brojnim interesima koji će biti izloženi na sajmu nalazimo:
- vidljivost tvrtke: činjenica prisutnosti na komunikacijskim medijima sajma uvelike proširuje polje vidljivosti tvrtke. Doista, ove će se podrške distribuirati mnogim posjetiteljima, čime će se povećati mogućnosti kontakta tvrtke. Osim toga, tko kaže štand, kaže komercijalne brošure i druge komunikacijske medije specifične za izlagača (reklamni predmeti, uzorci itd.). Ove su potpore u tom smislu bitne, u odgovarajućim količinama i optimizirane za tu priliku. Sudjelovanje u takvom događaju može, štoviše, dati vjerodostojnost novom subjektu na tržištu.
- prezentacija novih proizvoda / usluga: Sajam je zlatna prilika da se panelu potencijalnih klijenata ili glumaca koji su stručnjaci na tom području pokaže novo znanje ili inovacija (modeli, prototipovi, demonstracije, projekcije filmova ili tijekom javnih prezentacija ili konferencija u organizaciji dnevne sobe) ).
- susret s novim izgledima: mnogi posjetitelji emisije potencijalni su kupci. To je jedinstvena prilika da im se približite i osvojite!
- vjernost kupca: među posjetiteljima neki su već kupci izlagača. Emisija tada može biti prilika za uspostavljanje jačih odnosa s njima, pružanje posebnih ponuda / popusta vezanih uz emisiju itd. Ukratko, da ih zadržite u svojoj knjizi klijenata, a prije svega da ih natjerate da tamo i ostanu!
- utkajte nove sinergije: stručni događaji jedinstvena su prilika za interakciju s novim partnerima iz različitih sredina (dobavljači, investitori, sponzori itd.).
- humanizacija odnosa: ovo je izvrsna prilika za razmjenu sa svojim kupcima / dobavljačima / poslovnim partnerima na ljudskiji način (oko pića, za vrijeme pauze za ručak, večere, koktela itd.), a ponekad čak i da konačno postavite lice u kontakt !
Sudjelovanje na sajmu - ključni koraci
Sudjelovanje na sajmu uistinu je poput projekta. Iznad svega, trebalo bi biti pažljivo odabirete stručne događaje na temelju svojih ciljeva i strategije. Dolazi vrijeme priprema: tko će sudjelovati? Koji će se komunikacijski alati koristiti? Kakvi vizuali? Koje stajalište izabrati?… Izgradnja retro-planiranja bit će prikladna za dobru preglednost nadolazećih zadataka, njihovu organizaciju u smislu rasporeda, trajanja, sredstava itd.
Na dan svaki prisutni zaposlenik mora znati svoju ulogu. Komercijalne brošure i drugi promotivni materijali trebaju biti spremni. Atraktivno i dobro postavljeno postolje.
Nakon što se vrata predstave zatvore i stalak demontira, slijedi djelo izvještavanja, povratnih informacija i pažljivog praćenja kako bi se od ovog događaja izvukle najbolje koristi.
Prije događaja: pripremite se za predstavu
Sajam se ne može pripremiti u zadnji čas. Općenito, organizacija koja stvara predstavu vodi izlagače na njihovom putovanju. Prijava za stručni događaj kao izlagača obično se vrši mjesecima unaprijed. Neke demonstracije su drakonske u organizaciji i ne toleriraju nikakva odlaganja. Stoga je važno biti dobro informiran da to učinite unaprijed! Što se unaprijed obavi registracija, veće su šanse za dobivanje idealno postavljenog i pravilno konfiguriranog štanda. Prvo registrirano, prvo posluženo (prema individualnim proračunima i mogućnostima, naravno!).
Ranije je bitno ispravno postaviti ciljeve vezane za ovaj događaj. Odabir emisije bit će napravljen prema sljedećim: sektor aktivnosti, tema, mjesto, datumi, radionice / konferencije / moguće rasprave itd. Zatim je potrebno odrediti sredstva koja će se dodijeliti: proračun, ljudski resursi, materijali itd.). U idealnom slučaju, imenovanje projektnog tima "show" koji okuplja ljude iz različitih odjela (marketing, komunikaciju, prodaju itd.) Koji će pilot projekt u cjelini jamstvo je uspjeha. Pogotovo jer se općenito emisija planira iz godine u godinu.
Nakon što se sve ovo potvrdi, vrijeme je za poduzimanje radnji!
Retro raspored
Ovo je bitan alat za pripremu sajma! Doista, datum, točno mjesto koje se rijetko može mijenjati (u svakom slučaju, zbog izlagača), bitno je od tada krenuti u retrospektivno otkrivanje cjelokupnog planiranja projekta "sudjelovanje u takvoj emisiji".
Obično su koraci sljedeći:
- registracija od tvrtke do događaja
- rezervacija lokacije: položaj štanda na izložbi kao i njegova veličina uglavnom su pitanje proračuna.
- konfiguracija stalka prema mjestu: bitan korak do uspjeha, raditi sa sljedećim korakom!
- rezervacije namještaja i ukrasa : štand će biti identitet tvrtke za vrijeme trajanja predstave. Stoga je bitno voditi računa o dizajnu, bojama i ozračju potonjeg.
- rezervacija hotela i mogući prijevoz za tim koji će biti na tribini
- provjera valjanosti osobnih iskaznica / putovnica / viza potrebno (obratite pozornost na administrativna kašnjenja)
- priprema komunikacijski mediji (brošure, vizualni prikazi, logotip tvrtke, natpisi, reklamni artikli, modeli, prototipovi, posjetnice, film tvrtke itd.)
- započeti komunikaciju (društvene mreže, poštanske pošiljke, reklamni ulošci itd.) kao i pozivnice
- trenirati i informirati tim koji će biti na tribini
Spisak
U danima koji prethode predstavi do dana prije događaja potrebno je nekoliko provjera:
- položaj i kompletan namještaj
- dodjelu hotelskih soba i putnih karata
- podjela znački za pristup salonu i drugih naljepnica za vozila
- provjera kartona, brošura i drugih komunikacijskih medija
- ustavni karton "komplet za sve": škare, olovke, traka, spajalice, ljepilo, papiri, papirnati ručnici, papirnati ručnici, posuđe, sredstva za čišćenje itd.
- provjeravanje veza na postolju
- brifing dress-code: sa, uvijek u duhu da tim prisutan na izložbi predstavlja imidž tvrtke!
Tijekom događaja
Vođenje štanda na sajmu ne staje samo iza vašeg šaltera sve dok posjetitelj ne udostoji pristupiti! Evo nekoliko ideja za uspješnu predstavu:
- pripremite svoj štand čim se vrata izložbe otvore
- posjetite posjetitelje i srdačno ih dočekajte (budite ljubazni i nasmijani, izbjegavajući medeni stil)
- ponuditi kavu i mala peciva ili bilo koje druge domaće proizvode
- bilješku o dokumentu koji je dostavljen u tu svrhu svaki uspostavljeni kontakt (ime, podaci za kontakt, tvrtka, funkcija, preporuka koju treba slijediti nakon predstave itd.) kako bi se dosje korisnika ažurirao i proširio.
- otkrijte štandove drugih izlagača (ovo može dati ideje za buduće sudjelovanje, ali i omogućiti izradu diskretnog sata na definiranom sektoru)
- animirati ili sudjelovati u raznim aktivnostima emisije: konferencijama, debatama, radionicama itd.
- ostati aktivan i dinamičan sve dok se vrata sajma ne zatvore (ništa više zabrani posjetitelju da vidi izlagača kako savija svoj štand prije vremena)
Nakon operacije
Kad događaj prođe, posao tu ne prestaje. Poslovni kontakti, zahtjevi za dokumentacijom i slično moraju se odmah rješavati. Da biste to učinili, poželjno je osloniti se na dokument koji su popunili različiti članovi tima za emisiju.
Izvještaj o sudjelovanju u emisiji također je bitan kako bi se uzele u obzir sve prepreke da se isprave i sljedeći put bude još bolje!
