Menadžerska komunikacija - Definicija
" Općenito govoreći, menadžerska komunikacija odgovara interakcijama između menadžmenta tvrtke i organizacije. Točnije između menadžera i njegovog tima.
Ovaj je okvir zadužen za prijenos informacija i direktiva s viših hijerarhijskih razina, podržavajući ih interna komunikacija , destilirati poruke u vezi s vlastitim menadžmentom kako bi zadobio predanost svog tima itd. Temelji se na specifičnim vještinama koje menadžeru omogućuju učinkovit prijenos poruke. ."
Ova vježba može biti zeznuta. Djelomično iz tog razloga, mnogim stručnjacima je neugodan ovaj zadatak. Ovaj nedostatak povjerenja također je posljedica činjenice da menadžerska komunikacija zahtijeva minimalnu obuku. Minimum nije uvijek zajamčen.
Koji su izazovi menadžerske komunikacije?
Komunikacija je osnova svakog odnosa, kakav god on bio. Čovjek ne može ne komunicirati. Interakcija s drugima dio je njegova primarnog funkcioniranja.
U poslu je ključno da menadžer ovlada ovom vježbom. Ne samo da ih razumiju ljudi oko njega, već i da izvrši svoju misiju.
Što komunicirati? Kada ? Čije? Odgovor na ova pitanja naći će se u dosljednosti poduzetih radnji. Na primjer, ako zaposlenici imaju akcijske planove povezane s općom strategijom, posrednički menadžer zadužen za upravljanje tim ljudima mora ih informirati o ukupnim rezultatima strategije i svim perifernim podacima ako nisu. Nije povjerljivo.
Dobra menadžerska komunikacija će, između ostalog, imati za cilj:
- obavijestiti učinkovito zaposlenike, razmjenu, dijalog s njima,
- održavati vezu između različitih slojeva tvrtke (top menadžment, srednji menadžeri, lokalni menadžeri, zaposlenici itd.)
- razmjenjuju informacije između različitih usluga , sudjelovati u duhu tvrtke i jačati članstvo u jednoj te istoj organizaciji, raditi na kolektivnoj inteligenciji, suradnji i inovacijama,
- relej , dijeliti kultura, vrijednosti, strategija tvrtke,
- dovesti transformacije do uspjeha davanjem smisla povjerenim misijama i zadacima,
- jasno i precizno definirati zadatke radi bolje učinkovitosti, posebice definiranjem SMART ciljeva,
- vratiti ljude u srce tvrtke ,
- stvoriti klimu povjerenja i dobar kohezija tima ,
- motivirati učinkovito, inspirirati, uključiti, ohrabriti, čestitati …
Kako menadžer komunicira?
Menadžerska komunikacija danas funkcionira na tri osi:
- silazni : od menadžera do njegovih zaposlenika,
- uzlazni : od upravitelja do njegove hijerarhije,
- poprečno : od menadžera do drugih menadžera / odjela organizacije.
Potrebne vještine
Menadžer mora biti u stanju mobilizirati određeni broj vještina i kvaliteta za učinkovitu komunikaciju sa svojim timom.
- Aktivno slušanje - Da bi se slušali i čuli, prije svega je potrebno znati slušati drugoga pažljivo i na nedirektivan način kako bi se ovaj mogao izraziti u potpunoj slobodi, bez straha od ishitrene prosudbe i bez pritiska. Aktivno slušanje znači znati dekodirati neverbalni jezik i prilagoditi komunikaciju, čuti izvan izrečenih riječi. Bitna vještina kada je u pitanju usmjeravanje ljudi.
- Sposobnost komuniciranja s drugima - Budite opušteni s drugima ili u javnosti, usudite se govoriti, znati reći ne, poznavati različite vrste osobnosti i znati ih identificirati kako biste prilagodili svoju komunikaciju, pronašli prave riječi i pravo vrijeme da izrazite ono što mi moraju prenijeti … Sve su to elementi koje menadžer mora savršeno savladati u okviru svoje misije.
- Emocionalna inteligencija i suosjecanje - Prepoznajte, kontrolirajte i mudro upotrijebite svoje emocije za fluidniju komunikaciju i odnose. Biti potpuno svjestan onoga što drugi može osjećati omogućuje menadžeru da se prilagodi svakoj situaciji. Empatija sa svoje strane pomaže u uspostavljanju stvarne klime povjerenja i autentičnosti koja je bitna za upravljanje ljudima.
- Karizma i asertivnost - Odvažnost zauzeti svoje mjesto i potvrditi svoje izbore bitna je kada zauzimate rukovodeće mjesto. Da bi inspirirao, motivirao, bio saslušan i poštovan, menadžer mora pokazati karizmu i vodstvo.
Što podržava?
Komunikacija može biti pismena ili usmena, upućena jednom ili više primatelja, manje ili više formalna, organizacijske prirode (definicija zadataka / ciljeva, evaluacija itd.) Ili međuljudska (razmjena bez pozivanja na različite pozicije / hijerarhijske razine: razgovori među kolegama itd.).
Voditelj će na taj način osigurati da svoju podršku prilagodi ciljevima poruke, okolnostima u kojima se prenosi, osobnostima / funkcijama svog sugovornika.
- Mailovi : prenijeti informacije / dokumente potrebne za pravilno izvršavanje zadataka (poziv na kratki pregled, dijeljenje dnevnog reda bilo kojeg sastanka, brojki i podataka itd.).
- Kuriri : rezervirano uglavnom za vrlo zakonski regulirane svrhe (reorganizacija, prijenos, povećanje, raskid ugovora, otkaz, poziv na red i druge sankcije itd.).
- Telefon : brže doći do informacija nego putem e -pošte, prenijeti važne i hitne podatke …
- CSR, intranet, društvene mreže : za razmjenu dokumenata, informacija, materijala za obuku itd. Budite oprezni, međutim, uokvirite njihovu upotrebu kako biste izbjegli klizanje, ovisnost, prekomjernu upotrebu …
- Kolektivni sastanci : jutarnji sastanci, sastanci za razmišljanje, kretanje naprijed, sagledavanje nadolazećih ili aktualnih projekata, seminari itd.
- Pojedinačni sastanci : godišnji intervjui, individualne povratne informacije itd.
- Konstruktivne povratne informacije : motivirati i poticati, po potrebi korigirati tečaj, ali i primati povratne informacije od zaposlenika.
- Sesije izgradnje tima : razotkriti stvarne osobnosti svih, potaknuti osjećaj pripadnosti timu, ojačati koheziju, promicati suradnju i kolektivnu inteligenciju.
- Neformalni sastanci : ujediniti grupu, bolje upoznati svoje zaposlenike i kolege …
Kakav ritam?
Teško je definirati određeni ritam za optimalnu menadžersku komunikaciju. Ovisno o djelatnosti, veličini organizacije / poduzeća, zemljopisnoj raširenosti zaposlenika, brzini razmjene mogu uvelike varirati.
Međutim, važno je redovito komunicirati. Voditelj može definirati redovite i strukturirane kolektivne i pojedinačne sastanke - o datumima i svrsi će se obavijestiti uključene zaposlenike, ali također može postaviti intervju na dnevni ili tjedni dnevni red ako se ukaže potreba. U stvari ili u slučaju hitne, nepredviđene.
Ritam različitih točaka može se stoga artikulirati na sljedeći način:
- dan za danom - Sastaju se menadžer i suradnici.
Cilj: započeti dan i brzo pogledati zadatke, misije i projekte u tijeku.
Na primjer, svaki član tima pozvan je da kaže što je radio prethodni dan, ciljeve koje je postigao, projekte na kojima će raditi tijekom dana, sve poteškoće na koje naiđe.
Ovi relativno neformalni razgovori (ili kratki sažeci) obično se održavaju, uvijek u isto vrijeme. Svaki zaposlenik ima otprilike 1 minutu da kaže što ima za reći. To također može biti prilika za menadžera da motivira svoje trupe putem anegdote, pozitivne misli … Za veću učinkovitost, svi članovi tima moraju biti prisutni i sudjelovati - fizički ili virtualno putem konferencije za poziv / viziju, e -pošte koja predstavlja njihov posao ako ne mogu učiniti drugačije.
- tjedni - Sastaju se menadžer i suradnici.
Cilj: precizirati napredak (unaprijed definirati pokazatelje koji će se koristiti), postaviti rokove i ciljeve za sljedeći tjedan.
Ideja je uključiti zaposlenike u određene strateške odluke kako bi se misijama dao smisao. U idealnom slučaju, ti relativno formalni tjedni sastanci sjedit će oko stola i trajati najviše 1 do 2 sata. Oni okupljaju sve članove tima.
- mjesečno - Sastaju se menadžer i zaposlenici.
Cilj: formalnije ažurirati tijek mjeseca i definirati ciljeve za naredni mjesec, ažurirati pokazatelje, izmijeniti rasporede i rokove projekta, ako je potrebno. Također može biti u pitanju i pregled svih obuka / obuka koje su u tijeku.
Ovi sastanci po mogućnosti će se održavati ujutro kako bi se povećala njihova učinkovitost i trajat će 1 do 2 sata. Nije obavezno pozvati sve članove tima. Menadžer će to učiniti u skladu s načinom rada tima i praksom tvrtke.
- godišnji - Menadžer i suradnici se sastaju pojedinačno ili se sastaje cijeli tim / tvrtka.
Cilj: godišnji razgovori za ocjenjivanje s menadžerom i svakim od njegovih zaposlenika, seminar o tvrtki, teambuilding sesija, specifični događaji …
Seminari, sjednice za izgradnju tima i drugi godišnji događaji održavaju se na licu mjesta ili izvan njih i okupljaju sve članove tima, sve zaposlenike itd. prema kontekstu.
Godišnje evaluacije imaju vrlo precizan okvir i provode se prema posebnim pravilima.
